В Экстерне есть многопользовательский режим — это несколько сервисов, которые помогают организовать работу всего коллектива в одной учетной записи. Рассказываем, как настроить совместную работу в системе в конкретных ситуациях.
Иногда несколько бухгалтеров работают в Экстерне под «одним пользователем», а для входа в систему используют общий сертификат или логин-пароль. Или целый коллектив привязывает разные сертификаты к одному пользователю, и вся команда работает под одним логином. В этих ситуациях все специалисты имеют одинаковый доступ к системе, то есть:
- нельзя проверить, кто именно заполнил или изменил конкретный отчет;
- кто угодно может поменять настройки и реквизиты, изменить данные в отчетах, а то и вовсе удалить их;
- все имеют доступ ко всей информации, в том числе конфиденциальной.
Чтобы защитить данные учета и отчетности, а также контролировать работу сотрудников в Экстерне, настройте многопользовательский режим — каждый бухгалтер будет заходить в сервис под своей учетной записью и видеть только свои черновики и отчеты.
Давайте на примерах разберем, что именно нужно сделать, чтобы наладить удобную работу всего коллектива в Экстерне, если:
- В команде несколько бухгалтеров
- В компании есть бухгалтер и кадровик
- Один из бухгалтеров заболел или уходит в отпуск
- Бухгалтер готовит отчет, а директор его подписывает
В команде несколько бухгалтеров
Если в вашей организации или бухгалтерской фирме работает несколько бухгалтеров, вам нужно создать комфортное пространство для совместной работы — чтобы работники не мешали друг другу и спокойно занимались каждый своим делом.
Шаг 1 — определите, кто является администратором вашей учетной записи
Администратор — это пользователь с расширенными правами. Он может добавлять и удалять новых пользователей и администраторов, видит все отчеты и документы, которые отправили другие сотрудники. Экстерна без администратора не бывает — им становится первый пользователь при активации Экстерна.
Шаг 2 — добавьте пользователей
Добавить пользователей может только администратор — вот подробная инструкция, как это сделать.
Количество пользователей, которое можно добавить в учетную запись, зависит от тарифа. Актуальное число пользователей, которых можно еще добавить, администратор видит в списке: Реквизиты и настройки → Многопользовательский режим → Все пользователи.
Если вы исчерпали лимит, можно докупить пользователей самостоятельно в Экстерне или через сервисный центр.
Шаг 3 — определите, чем сотрудники будут заниматься
Чтобы настроить, чем именно каждый сотрудник будет заниматься в Экстерне, администратору нужен модификатор «Разграничение прав доступа».
С ним вы определите набор прав доступа для каждого сотрудника — перечень организаций, направления отчетности, а также доступные действия: заполнить или заполнить и подписать отчеты.
Этот модификатор входит в некоторые тарифы Экстерна — например, «Максимальный» и «Общий Плюс». Если нужно, подключить модификатор вы можете самостоятельно.
В компании есть бухгалтер и кадровик
Если в организации работают бухгалтер и кадровик, им не нужно подменять друг друга на случай отпуска или больничного, их задачи не пересекаются. Кадровику не нужны данные из всех отчетов организации, а бухгалтер не будет контролировать кадровика.
Чтобы организовать работу специалистов в этом случае, администратору учетной записи надо:
- подключить модификатор «Разграничение прав доступа» — он поможет настроить права кадровику: закрыть доступ к работе со всеми ведомствами, кроме СФР и Росстат.
- добавить кадровика как нового пользователя по инструкции и настроить его права.
Проверить, подключен ли у вас модификатор «Разграничение прав доступа», и оплатить его при необходимости вы можете самостоятельно в разделе Экстерна «Управление тарифом».
Один из бухгалтеров заболел или уходит в отпуск
Иногда требуется, чтобы разные пользователи могли совместно работать над одними и теми же отчетами в Экстерне. Например, когда специалистам нужно подменять друг друга — если один работник отсутствует, другой может завершить подготовку отчета и отправить его.
Чтобы такие ситуации не выбивали коллектив из колеи, администратору учетной записи в Экстерне нужно подключить модификатор «Групповая работа» и добавить пользователей по инструкции. Вы сможете сразу добавлять новых пользователей в группы — например, для подготовки отчетности в конкретное ведомство, для отдельной организации и т.д. У всех участников группы будет общий список отчетов, над которыми они смогут работать совместно. Это позволит сотрудникам подменять друг друга в любой момент.
Подключить модификатор и докупить нужное число пользователей, если вы исчерпали лимит своего тарифа, можно онлайн в разделе «Управление тарифом».
Бухгалтер готовит отчет, а директор его подписывает
Решение в этой ситуации зависит от того, будет ли руководитель что-то исправлять в отчетности или лишь подписывать документы.
Директор будет править отчетность и подписывать
Администратор учетной записи должен:
- подключить модификаторы «Групповая работа» и «Разграничение прав доступа»;
- добавить директора в многопользовательский режим по инструкции;
- с помощью модификаторов включить директора во все нужные группы, чтобы он мог работать с отчетами, и дать ему право заполнять и подписывать отчеты во все контролирующие органы по нужным организациям.
Директор будет только подписывать отчеты
Включать директора в многопользовательский режим в этом случае не нужно, ведь для таких случаев в Экстерне есть сервис «Дистанционное подписание отчетности». С ним бухгалтер может отправлять отчеты на подпись директору, а тот не сможет ничего исправить в отчете, лишь оставить комментарии или подписать своим сертификатом.
Настроить сервис помогут инструкции, подключить его вы можете самостоятельно онлайн прямо в Экстерне.
